¡Más productividad!

Mayor productividad comercial y de gestión con optimización web y crm

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Productividad con TICs

TIC: Tecnologías de la Información y las Comunicaciones

Acabo de llegar de una ponencia de Productividad con herramientas informáticas, realizada por Jordi Catà, informático emprendedor de empresas TIC y compañero de la asociación Junior Chamber International. Se ha realizado en el Colegio de Ingenieros de Cataluña.

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Como introducción enumeró las ventajas del uso de las herramientas TIC, para la automatización de procesos:

  • Disminuyen los errores humanos.
  • Se centraliza la información.
  • La información se hace accesible.
  • Se pueden extraer estadísticas de los datos de empresa.
  • Disminuyen las reuniones necesarias.

Por otra parte, enunció la Productividad como: Resultados de actividades vs Medios usados.

Y que la mejora de los procesos pasa por invertir en tecnología y su correcta aplicación.

La evolución de las tecnologías comenzó con el desarrollo de la Electrónica (circuitos complejos, tratamiento de información), luego con los equipos Digitales (equipamiento más pequeño, económico y de mejor consumo), la era Multimedia (equipos con audio, vídeo y mayor interacción con los humanos), y finalmente la Era de la Información, donde es posible compartir la información instantáneamente.

El repaso a la herramientas de Gestión fué la siguiente:

Herramientas Básicas/Personal:

  • Email.
  • Agenda.
  • Ofimática
  • Colaborativas:
    • Agendas compartidas/Documentos compartidos.
    • Gestión conjunta de proyectos.
    • Bases de conocimiento.
    • Herramientas Wiki.
    • Mensajería:
      • Instantánea.
      • Diferida.
    • Intranets.
    • Extranet.

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Herramientas de Gestión Empresarial:

ERP: Enterprise Resource Planning (Planificación de los Recursos de Empresa). Integrando diversos departamentos productivos de la empresa.

CRM: Customer Relationship Management (Gestión de la Relación con los Clientes). Mejorando la gestión comercial de la empresa.

BI: Business Intelligence. Explotando los datos generados por la gestión del día a día, para extraer conocimiento útil para la toma de decisiones.

Relación entre sistemas ERP CRM BI

Relación entre sistemas ERP CRM BI

También comentamos el Comercio Electrónico (E-Commerce), como:

Tienda virtual, con pasarela de cobro bancaria.

Y su mejora en la productividad por:

  • Mejora (reducción) de las comunicaciones Proveedor-Cliente.
  • Compras directas vía web. Que permite mejora de tiempo de ventas, costes, y acceso a nuevos mercados.
  • La empresa actualiza la información en la web rápida y directamente.
  • Permite el enlace con herramientas corporativas ERP. Lo que permite captura de pedidos de la web, actualización más rápida del catálogo web, etc.

Por otra parte, las herramientas ERP permiten:

Optimizar procesos de la empresa.

Acceder a toda la información disponible.

Eliminar duplicidades de información y trabajo.

Sus ventajas principales son las siguientes:

Son modulares: permiten implantar el ERP en los departamentos que se quiera.

Son Integrales: permiten cubrir todas las actividades de la empresa.

Son Adaptables: permiten adaptar la herramienta ERP a la empresa.

En este último punto surgió la eterna pregunta de “¿es mejor adaptar el software a la empresa o la empresa al software?“. La pregunta es importante pues:

  • Adaptar el software a la empresa implica una gran inversión en modificación del software, además de que no es raro que al actualizar el software, tengan que hacerse de nuevo las modificaciones, lo que implica un mayor gasto cada vez.La ventaja es evidente: la empresa no tiene que modificar sus hábitos de trabajo, por lo que se reduce mucho el esfuerzo de las personas para adaptarse a la herramienta, y por tanto la presión de liderazgo del cambio. Si la empresa es líder en su sector y tiene procesos muy mejorados puede ser una buena opción, o mejor aún, buscar un software vertical que se ajuste de entrada a los requerimientos de la empresa.
  • Adaptar la empresa al software implica un ejercicio de liderazgo en la empresa, y de adaptación de las personas. Es conveniente cuando la empresa está creciendo (Pyme), y suele servir como buena excusa para movimientos de personal y equipos. Es tambien una gran oportunidad de revisar los procesos deficientes y mejorarlos, así como afianzar las mejores prácticas. En términos económicos suele ser la opción menos costosa y más ventajosa competitivamente.

Otros temas tratados fueron: CRM como sistema de mejora comercial y las herramientas de movilidad para mejorar los procesos fuera de instalaciones.

Un punto importante fué el de la Desproductividad: hábitos de uso de herramientas TICs que bajan la productividad de las personas, tales como:

  • Comprobar el email constantemente.
  • Estar siempre chateando con el Messenger/Skype o Twitter.
  • Uso de herramientas complejas no necesarias o adecuadas.
  • Implantar herramientas sin haber hecho un buen análisis anterior.

En ese último punto, se habló de cómo las Pymes en España no suelen tener en cuenta la consultoría de análisis para decidir qué herramientas son las adecuadas, y pasan directamente a adquirir e implantar las herramientas que creen adecuadas o conocen. Se ha demostrado que la ineficiencia de esta práctica, lleve al traste con muchas implantaciones TIC de ERP y CRM en las Pymes.

Elección de Herramientas con Gestión Consult

Elección de Herramientas con Gestión Consult

Las preguntas que surgieron al final más relevantes fueron:

¿Cómo se ve a las TIC en las Pymes españolas?

La respuesta unánime fué que se ven como un gasto a reducir y controlar, más que como una herramienta de productividad y competitividad. Al contrario de lo que pasa en países mucho más productivos como Alemania, donde la inversión en TICs está a la orden del día. Una persona que asistía puso el ejemplo de una empresa alemana, que tras amortizar su maquinaria, compro una nueva más competitiva. Al contrario de lo que ocurre en España, que tras el período de amortización, se siguen usando las máquinas hasta que ya no se pueden ni reparar.

¿Faltan ingenieros en España?

La pregunta se basaba en las noticias que suelen haber de que faltan miles de ingenieros en Europa, y España. Aquí un ingeniero informático presente puntualizó que, aún faltando ingenieros, hay que ver en qué país y zona faltan, pues las tareas que realizan los técnicos informáticos de una misma empresa europea, en Alemania, son de creación de software nuevo, pero en España es de mantenimiento, lo que exige un menor nivel de destreza y preparación, y por tanto un menor valor añadido.


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