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Facilitando el seguimiento de tareas: Boomerang for Gmail

¿Cómo facilitar el seguimiento de tareas en equipo? ¿Y que te respondan los emails?

 

Nota importante: éste post no es promocional (pagado por ninguna empresa) sino que lo escribo al igual que todos, debido a la gran utilidad que tiene, en éste caso “Boomerang for Gmail” y todo lo que me aporta de productividad. Tras varios meses de uso gratuito me introduje en la versión económica de pago (5$/mes) pues me ahorra mucho tiempo (una estimación conservadora puede ser de unas 10 a 15 horas al mes ahorradas), como ves, está más que amortizado. Más adelante verás los cálculos de dichos ahorros. – Fin del aviso –

 

Hoy en día dependemos del trabajo de otros: una tarea que delegamos, una propuesta comercial a la que tenemos que hacer seguimiento, o una consulta que hacemos a alguien y necesitamos respuesta.

Hasta ahora escribías un email y como mucho apuntabas en la agenda un recordatorio para consultar al cabo de unos días si no te contestan. Pero ¿qué tal si un sistema te lo recordara cuándo quisieras? Eso es lo que hace “Boomerang for Gmail“.

 

Boomerang for Gmail: recordatorio de emails

Boomerang for Gmail: recordatorio de emails y más

Nota: si piensas que al ser para Gmail no te interesa, repiénsalo. Al final del artículo te indico algunas ideas productivas de por qué te interesa Gmail (mejor de lo que esperas).

 

Usos principales para gestionar tareas

Las tareas que se pueden gestionar de forma fácil y automatizada son:

 

1. Enviar un email luego (envío temporizado)

A veces escribes un email pero es mejor que sea recibido en otro momento. Lo programas y saldrá cuándo tu quieras. Truco: también vale para recordarte cosas por email a tí mismo 😉

 

Enviar un email luego (envío temporizado) - Boomerang for Gmail

Enviar un email luego (envío temporizado) - Boomerang for Gmail

 

 

2. Recordar ver un email más adelante

Recibes un email pero ahora no lo quieres gestionar ¿qué hacer? No lo marques como “no leído” y llenes tu bandeja de entrada. Dile a Boomerang que te lo recuerde luego, lo guardará y cuándo le digas te lo recordará. Nota: todo lo que le digas a Boomerang queda registrado en tu cuenta y lo puedes revisar cuándo quieras.

 

Recordar ver un email luego - Boomerang for Gmail

Recordar ver un email luego - Boomerang for Gmail

Muchas veces recibo un email pero estoy ocupado con otras cosas, además de que ese email se puede esperar. Los que usan sistemas como el GTD saben muy bien de lo que hablo y todo el tiempo y energía que ésta metodología ahorra. Estimación de ahorro: 3 emails diarios x 2 minutos por email x 20 días laborables = 2 horas ahorradas al mes.

 

3. Recordar un email si no respondieron (o incluso si respondieron)

Muchas veces envías una propuesta comercial o una consulta técnica ¿qué pasa si no te responden? Ahora Boomerang te lo recuerda cuándo tu quieras. Es mi función preferida, y ya no se me escapa el seguimiento de nada. También te lo puede recordar aunque te respondan.

 

Recordar un email si no respondieron (o incluso si respondieron)

Recordar un email si no respondieron (o incluso si respondieron)

Una estimación de ahorro mensual es: 15 emails diarios x 2 minutos de seguimiento por email x 20 días laborables = 10 horas al mes ahorradas. Ésto es debido a que no tengo que anotar nada en una hoja o excel aparte: el sistema me lo recuerda, y siempre puedo ir a la ficha de esos emails pendientes de recordar.

 

4. Recordatorio de emails para móviles

En la versión Pro puedes tener todas éstas utilidades en tu móvil y sin instalar ninguna App.

 

Recordatorio de emails para móviles - Boomerang for Gmail

Recordatorio de emails para móviles - Boomerang for Gmail

 

Precios y alternativas al Boomerang for Gmail

La versión gratuita del programa permite hasta 10 usos al mes sin pagar, suficiente para probar si nos interesa. Si vemos que se nos gastan rápido, quiere decir que nos va bien, y podemos considerar pagar por la versión personal (4,99 dólares/mes) que permite incluir anotaciones en éstos recordatorios.

Si además queremos usarlo en el móvil y tener recordatorios cada cierto tiempo de un email nos irá mejor la versión Profesional (14,99 dólares al mes).

 

Funcionalidades y precios del Boomerang for Gmail

Funcionalidades y precios del Boomerang for Gmail

 

 

Alternativas al Boomerang for Gmail

Si no queremos pagar, existen versiones similares gratuitas:

LetterMeLater.com

Es una aplicación potente y que se integra en tu correo electrónico habitual, en cuyo caso hay que escribir los detalles de la programación de los email, y eso lo hace más engorroso. Para evitarlo se puede usar su propia aplicación de email… Lo mejor, es gratis, pero sólo permite programar los emails.

 

lettermelater.com

lettermelater.com

 

RightInbox

Es una potente aplicación que se integra en tres navegadores web muy comunes, y sirve para Gmail, sus funciones son:

  • Programar emails para que se envíen cuando quieras
  • Recordatorios de emails
  • Seguimiento de emails: cuándo se leen, conocer la localización del receptor de tu email… Eso sí, debido a que el sistema de seguimiento es mediante una pequeña imagen, si el receptor bloquea las imágenes ésta funcionalidad será engañosa: pueden haber abierto tu email pero no lo sabrás
  • Saber cuándo y qué enlaces clican los destinatarios de tus emails (una funcionalidad muy interesante)
  • Es una extensión del navegador: funciona con firefox, Chrome y Safari. Sí, si tienes varios ordenadores y usas varios navegadores web, deberás instalarlos en todos

La versión gratuita permite 10 usos al mes, la versión de pago ilimitada es de 4,95 dólares al mes, o 39 dólares al año.

 

Rightinbox para seguimiento de emails

Rightinbox para seguimiento de emails

 

Streak

Streak es un producto que se integra en Gmail para Google Chrome que permite funcionalidades de CRM dentro de Gmail.

Es una gran idea pues gran parte de las gestiones hoy en día se realizan con un email: recibir una petición, enviar una oferta, o consultar un pedido. Además permite diseñar varios flujos de trabajo (Pipelines) que se realizan en la empresa: de ventas, de atención al cliente o de fabricación.

Por ahora está en versión Beta y es gratuito. También permite recordar emails y agruparlos en cajas. Al contrario que Boomerang, no te recuerda un email una vez enviado.

 

Streak crm in email

Streak crm in email

 

 

Espero que te haya resultado útil éste análisis ¿te has decidido por alguno o ya usabas otro?

 

¿Por qué usar Gmail?

Gmail tiene grandes ventajas como gestor de email muy potentes:

  • Puedes usar tu cuenta de correo corporativa tipo: [email protected]mpresa.com con total transparencia. Es más, permite gestionar limpiamente varias cuentas de correo con un sólo buzón, y te aseguro que ahorra mucho tiempo.
  • Lo puedes usar en tu móvil fácilmente. También con app de Gmail.
  • Tiene uno de los mejores sistemas anti-Spam del mundo (ahorro en tiempo y virus).
  • Realiza una priorización inteligente que aprende con tus decisiones de gestión de email: simplemente ahorra tiempo al priorizarte tus emails. Siempre puedes modificar dicha priorización y enseñarle.
  • Dispone del mejor buscador para todos tus emails (no en vano usa el mismo motor que Google para ello). Eso ahorra mucho tiempo a la hora de buscar ese email que necesitas.
  • Puedes ver tu emails como conversaciones, ahorrando tiempo al recordar los temas que gestionas.
  • Se integra con calendarios y tareas, ahorrando tiempo de gestión.
  • Realiza búsquedas en tus Google-docs (más ahorro de tiempo).
  • Puedes guardar tus emails en carpetas y subcarpetas y aún así encontrar tus emails rápidamente con una búsqueda.
  • No ocupa espacio en tu disco duro (si no usas la versión offline). Google te da 10GB gratis para gestionar tus emails, te aseguro que es un espacio inmenso.
  • Se integra perfectamente con aplicaciones gratuitas o de precio muy económico como Rapportive o Boomerang que aumentan más aún su utilidad y productividad.

 

10 razones para usar Gmail

10 razones para usar Gmail


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