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Mayor productividad comercial y de gestión con optimización web y crm

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¿Cuándo comenzar a usar una nueva herramienta informática?

Usar una nueva herramienta informática puede aportar ventajas competitivas rápidamente

Hace unos días comencé a impartir un curso intensivo de Microsoft Project para una pequeña pero potente empresa de software. La razón para que comiencen a usar esta herramienta es porque la empresa está en crecimiento, y el manejo de mayores proyectos y con más recursos obliga a un mayor control.

Una nueva herramienta informática puede aportar ventajas competitivas, siempre que la transición se realice adecuadamente

También el hecho de un mejor control de los costes, le permite conocer y ajustar los márgenes de venta, lo que le aporta una gran ventaja competitiva añadida a corto plazo, y sostenible a medio y largo plazo.

Herramientas tecnológicas
Pero ¿cuando hay que comenzar a usar una herramienta? Y como ya vimos en artículos anteriores sobre herramientas de productividad , ¿debemos mejorar lo que ya usamos o avanzar con algo distinto y con más posibilidades?

Nota: al final del artículo veremos una valoración cuantitativa de si conviene o no adoptar un nuevo CRM, con un caso práctico de Pyme.

Si usas tu agenda de papel para llevar tus contactos, tal vez pienses en usar una agenda electrónica o incluso la agenda que lleva tu móvil. Pero ¿cómo hacer para tener copias de seguridad por si pierdes el móvil? ¿Lo puedes usar en tu ordenador?

Por supuesto, con un software de gestión de proyectos la mejora de productividad es lógica y da resultados: un software más completo que simplemente un excel, permite un mejor control de proyectos y recursos, siendo la inversión adecuada y controlable.

Microsoft Project 2007 showing a simple Gantt ...

Microsoft Project 2007 showing a simple Gantt chart (Photo credit: Wikipedia)

¿Se podría haber usado otra herramienta?

¿Podrían haber elegido otro software para solucionar la situación? Por supuesto que sí, pero si ya usan más software de Microsoft, las opciones se reducen, ya que como sabemos el software de Microsoft está preparado para compartir la información entre sus distintas aplicaciones.

Si la empresa tuviera Gmail y usara las Apps de Google, tal vez podría usar algunas de las herramientas gratuitas o Freemium que existen en el mercado y que se integran bien con Google Apps.

También es cierto que a la hora de adquirir una herramienta informática, los proveedores son una buena fuente de información, lógicamente defenderán sus productos, por lo que debemos:

  • realizar una comparativa lo más objetiva,
  • y adaptada a nuestras necesidades.

Ésto no siempre esta disponible ni es sencillo de realizar, por eso contar con un experto independiente para una evaluación (por horas) suele ser muy conveniente y rentable:

Implementar un CRM o ERP. Por que contratar un consultor externo

Implementar un CRM o ERP. Por que contratar un consultor externo

 

Pues además existen costes ocultos que pueden evitarse, según éste último estudio en un 65% de los proyectos (2 de cada 3 proyectos):

Hay sobrecostes en el 65% de los proyectos de ERP y CRM

Hay sobrecostes en el 65% de los proyectos de ERP y CRM

Y más de un 61% de los proyectos ERP se acaban más tarde de lo previsto, con los inconvenientes para el negocio, personal y costes que esto implica:

61% de los proyectos ERP y CRM se acaban más tarde de lo previsto

61% de los proyectos ERP y CRM se acaban más tarde de lo previsto

Por todo lo anterior contar con un experto en sistemas independiente para una evaluación (por horas) suele ser muy conveniente y rentable ahorrándonos finalmente tiempo y dinero.

Todas las grandes empresas ya lo hacen contratando grandes consultoras conocidas, pero por mi experiencia se que la mayoría de Pymes no lo suele hacer, dejándose llevar habitualmente por el proveedor de software que les parece más adecuado, que no tiene por que serlo para su situación y empresa.

 

Un ejemplo de mejora de productividad con integración de herramientas

Para ver la mejora de productividad, si tomamos por ejemplo una actividad comercial habitual con un CRM integrado:

  1. Tenemos los datos de contacto del cliente, ya sea de su web o de nuestra base de datos.
  2. En la agenda del CRM introducimos la próxima visita, nuestro Outlook y móvil se sincronizarán y los tendremos disponibles.
  3. En la visita o cuándo salimos de ella, apuntamos los intereses del cliente en el CRM, ya sea en el móvil o el portátil.
  4. Los técnicos reciben la notificación y elaboran un presupuesto en el CRM-ventas.
  5. Se puede imprimir y/o enviar la oferta al cliente e informar del seguimiento desde el mismo CRM.
  6. Las previsiones de ventas pueden verse en el CRM y también en el área de Business Intelligence.
  7. Contabilidad, Proyectos, Operaciones y Soporte técnico pueden usar los módulos de ERP para trabajar e informar, y si alguien falta otro empleado puede tomar el relevo pues los datos están disponibles. Como ya vimos en ERP para mediana empresa.

 

Como ya vimos en el vídeo explicativo sobre los beneficios del CRM, los datos integrados nos ahorran tiempo y nos ayudan a realizar mejor el trabajo. Además asegura a la empresa todos los datos que necesitamos del cliente y de las gestiones con él, y evitar la fuga de clientes.

Lo que es más interesante, podemos usar nuestros datos de los clientes (minería de datos) para proponerles nuevas ofertas que les puedan interesar, o realizar perfiles de clientes (o tipos de empresas) para buscar otras similares en nuevas ubicaciones.

 

Los autónomos y micro-empresas también existen

Por supuesto para autónomos y Pymes de menor tamaño también hay soluciones, si no tan avanzadas, sí que de gran interés. El uso del email de forma inteligente, o una gestión comercial con alguna herramienta gratuita nos puede dar ventajas competitivas.

Así mismo, si en lugar de usar una agenda en papel, se usa la agenda del móvil con el email online, se pueden sincronizar las cuentas, permitiendo acceder mejora a nuevos contactos, compartir con el equipo, o realizar ofertas y seguimientos de forma más rápida y eficaz.

 

La gestión del cambio al implantar una nueva herramienta informática

Según la mayoría de proveedores de software de gestión de empresas, unos de los retos a la hora de adoptar una nueva herramienta informática suele ser la adaptación del personal de la empresa a dicha nueva herramienta.

 

Éste reto de la gestión del cambio es debido principalmente a:

  • Usos y costumbres de los empleados: están acostumbrados a trabajar de una determinada forma, y cambiarla les implica un lógico esfuerzo.
  • Puede haber personal que por circunstancias particulares no les interese adaptarse a ese nuevo software. Por motivos de jubilación próxima, por su cargo en la empresa, o por su especial relevancia que perderán con esa nueva herramienta.
  • Finalmente, habrá personas que por su área de trabajo ciertas herramientas no les beneficie lo suficiente el esfuerzo como para aprender a usar esa nueva herramienta.

 

¿Cómo valorar cuándo introducir una nueva herramienta?

Aunque existen múltiples variables para decidir si usamos una nueva herramienta tecnológica, podemos enumerar y valorar cada elemento, y así tomar una decisión más racional y lógica. Así además podremos avanzarnos a los posibles beneficios o perjuicios que nos podamos encontrar. Es lo que se suele llamar el Coste Total de Propiedad o Adquisición.

Para valorar una versión simplificada, si tomamos un CRM por ejemplo, los elementos clave de decisión son:

Beneficios anuales o anualizados:

  • El ahorro de tiempo al usar la nueva herramienta. Puede ser complejo de calcular, pero una manera sencilla de conocerlo es comparar el proceso actual vs el nuevo proceso, indicando los pasos y costes en tiempo de cada uno.
  • La ganancia por el uso de nuevas funciones: acceso a nuevos clientes, mejor seguimiento de ofertas, etc. Este valor es aún más dificil de conocer, pero según algunos estudios puede estar entre un 5% y un 30% de la facturación anual. El valor depende del uso que se haga de la herramienta, sobre todo por parte de la dirección.
  • La mayor fidelización de clientes gracias a unas buenas prácticas más faciles de llevar a cabo, y al menor riesgo de depender de la base de datos de cada comercial. El valor suele estar entre un 5% y un 10% de la facturación anual, y depende del uso que el área comercial haga de la herramienta.

Costes anuales o anualizados:

  • El coste de adquisición de la nueva herramienta, ya sea un software y/o su máquina asociada. Si alguna de ellas ya las tenemos, debemos valorar si no lo tenemos en cuenta o sólo parcialmente. Si sólo es un software gratuito el coste es lógicamente nulo, salvo si necesitamos prestaciones avanzadas que incluyan un coste (Freemium). El coste de adquisición deberá repartirse de forma anual, ésto es, podemos decidir que la amortización es en 3 años, y por tanto a cada año le corresponde 1/3 del coste de adquisición.
  • El coste de mantenimiento/actualización de dichas herramientas.
  • El coste de formación nuestro o del personal para aprender a usar esa herramienta. Este coste es pequeño y decreciente en el tiempo, suele durar entre 1 y 3 meses. Eso sí, suele presentarse cada cierto tiempo, cuándo se producen actualizaciones de cierta importancia.
  • El coste de oportunidad: el tiempo extra que dedicaremos inicialmente a las mismas tareas por la falta de práctica. Este coste también es pequeño y decreciente en el tiempo, suele durar entre 1 y 3 meses.

Es importante que cuando comparemos los beneficios con los costes lo hagamos en términos anuales. La fórmula será:

Balance total anual = Beneficios anualizados – Costes anualizados

  • Si el Balance total anual es positivo la decisión de adquisición es adecuada, tanto más cuánto mayor sea dicho balance.
  • Si el Balance total anual es negativo, la decisión de adquisición posiblemente no es idónea.
  • En el caso de que el Balance total anual es nulo o próximo a cero, la decisión plantea incertidumbres, y conviene un estudio más profundo.

Lógicamente, si podemos adoptar varias herramientas, tan sólo tenemos que compararlas mediante sus Balances totales.

 

Ejemplo práctico de valoración de un nuevo CRM para una Pyme

Podemos hacer un ejemplo práctico con un CRM ejemplo para una Pyme de 8 empleados que factura 600.000€/año:

Beneficios:

  • Por ahorro de tiempo: 5% de 600.000€: 30.000€/año
  • Ganancia por nuevos usos: 5% de 600.000€: 30.000€/año
  • Mayor fidelización de clientes: 5% de 600.000€: 30.000€/año

Costes:

  • Coste de adquisición y adaptación del software CRM para 8 usuarios: 24.000€ (se amortiza en 3 años)
  • Coste de formación de usuarios: 3.000€
  • Coste de mantenimiento del software CRM: 1.600€/año
  • Coste de oportunidad: 1.600 €

Balance total anual (para el primer año) = (3×30.000) – (24.000/3 + 3.000 + 2×1.600) = 90.000€ – 14.200€ = +75.800€ (12,63% de la facturación)

Balance total anual (para el segundo y tercer año) = (3×30.000) – (24.000/3 + 2×1.600 + ) = 90.000€ – 11.200€ = +78.800€ (13,13% de la facturación)

(En los costes del segundo y tercer año se tiene en cuenta la amortización de 1/3 del software, la formación en nuevas funciones y mantenimiento de 1.600€).

Como vemos en el ejemplo el balance total anual es muy positivo para los tres años, y la inversión está completamente justificada. Eso sí, la empresa deberá hacer frente a la inversión inicial que tendrá que financiar si fuera necesario.

 

Conclusiones sobre la adquisición de una nueva herramienta

Como vemos, existen beneficios implícitos y también costes ocultos a la hora de adquirir una nueva herramienta informática. Tomar la decisión puede ser complicado, por ello recordamos los puntos clave:

 

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  • servicios informaticos pymes says:

    Una información muy interesante y completa para empresas y pymes. Sin duda son muchas las ventajas de comenzar a utilizar una nueva herramienta informática en la empresa, que nos ayude con una mejor gestión. Saludos.

    7 December, 2013 at 5:17 pm
    • Francisco Domínguez says:

      Gracias por tu comentario!

      Te invito a explorar el blog y si te gusta otro artículo no dudes en comentarlo también.

      Saludos,
      Francisco

      7 December, 2013 at 8:28 pm

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